Nachhaltige Hochzeitslocation
Wie ihr die perfekte Location für eure Hochzeit findet, was ihr generell beachten solltet und was sie zur nachhaltigen Hochzeitslocation macht, erfahrt ihr hier.
Inhalte:
1. Vom Restaurant, zum Airbnb – wo man überall heiraten kann
2. Wie ihr die perfekte Hochzeitslocation findet
3. Worauf ihr bei Locations achten solltet
4. Was eine nachhaltige Hochzeitslocation ausmacht
5. Wie ihr euren Platzbedarf ermittelt
6. Tipps für die Anfrage einer Location
7. Die Besichtigungscheckliste
Der Experte:
Sebastian Schäffler von
b&b eventtechnik
Mein Mann für das Thema „nachhaltige Hochzeitslocation“ ist Sebastian Schäffler. Sebastian ist Geschäftsführer der b&b eventtechnik GmbH, die mit GATE 22 eine eigene Eventlocation in der Nähe von Stuttgart betreibt. Mit über 20 Jahren Erfahrung, einer eigenen Eventlocation und 1450 Veranstaltungen pro Jahr, kennt sich Sebastian bestens mit Eventlocations aus. On top ist b&b eventtechnik nachhaltig positioniert und klimaneutral zertifiziert.
Gemeinsam mit Sebastian habe ich euch im Folgenden wertvolle Informationen rund um nachhaltige Hochzeitslocations zusammengefasst.
Website: www.bb-et.de | www.gate22.de
Instagram: @bbeventtechnik | @gate22eventlocation
Facebook: b&b eventtechnik
Youtube: b&b eventtechnik
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1. Vom Restaurant, zum Airbnb - wo man überall heiraten kann
Die perfekte Hochzeitslocation muss nicht immer ein klassisches Restaurant sein. Seid ruhig kreativ und schaut über den Tellerrand. Im Folgenden helfen wir euch mit ein paar Ideen auf die Sprünge. Bitte bedenkt, dass manche Alternativen mit mehr Aufwand und Kosten verbunden sind, weil dort keine gastronomische Infrastruktur vorhanden ist und erst noch geschaffen werden muss.
- Restaurants
- Eventlocations
- Hotels
- Sporthallen
- Vereinsheime
- Bildungscenter
- Scheunen
- Höfe
- Burgen und Schlösser
- Zelte
- Schiffe
- (große) Airbnb
- Freibäder u. Badeseen
- Museen
- Theater
- Campingplätze
2. Wie ihr die perfekte Hochzeitslocation findet
// Onlineportale
Es gibt unzählige Onlineportale die ihr für die Suche eurer Hochzeitslocation nutzen könnt. Von Hochzeitsportalen wie hochzeitsportal24.de oder hochzeits-location.info, über Hotelportale wie booking.com oder biohotels.info, bis hin zu Locationportalen wie eventinc.de oder locationguide24.com.
// Dienstleister
Befragt eure Hochzeitsdienstleister (z.B. Caterer, Musiker etc.). Die haben schon für viele verschiedene Hochzeiten gearbeitet und folglich auch viele Hochzeitslocations gesehen oder zumindest von ihnen gehört. Diese Dienstleister könnten euch vor allem auch mit Geheimtipps versorgen.
// Google
Natürlich könnt ihr auch klassisch eine Google-Suche nutzen. Kombiniert dafür am besten Stichwörter wie #hochzeitslocation oder #eventlocation mit dem Ort.
// Touristenformation oder Gemeinden
Falls ihr wisst, wo ihr heiraten wollt, kann ich euch auch die jeweilige Touristeninformation oder Gemeinde empfehlen. Die kennen alle Locations ihrer Stadt/Gemeinde oder können euch zumindest sagen, an wen ihr euch am besten wenden könnt. Das ist zwar nicht deren Hauptaufgabe, aber Fragen kostet ja bekanntlich nichts.
3. Worauf ihr bei Locations achten solltet
// Ausreichend Platz
Erstes Ausschlusskriterium bei eurer Hochzeitslocation ist der verfügbare Platz. Unter Punkt 5 könnt ihr euch in etwa ausrechnen, wie viel Platz ihr benötigt. Denkt daran, dass ihr nicht nur Sitzplätze für eure Gäste benötigt, sondern ggf. auch Buffetflächen, eine Tanzfläche, einen Geschenketisch, eine Garderobe …
// Exklusivität
Falls ihr die Location nicht exklusiv mieten könnt, ist das absolut kein No-Go. In dem Fall solltet ihr jedoch darauf achten, dass es euch nicht negativ beeinträchtigt. Beispielsweise in Hinblick auf den verfügbaren Platz, Geräuschpegel, Flexibilität in der Zeitgestaltung, Qualität der Serviceleistungen oder vorhandenen Kücheninfrastruktur.
// Bindung an Dienstleister
Viele Locations haben feste Partner, an die ihr gebunden seid. Aus Budgetgründen oder bei bestimmten Cateringwünschen, ist die freie Dienstleisterwahl viel wert. Besprecht das also auch frühzeitig mit der Location und haltet es unbedingt auch schriftlich fest.
Falls ihr bei der Location an bestimmte Partner gebunden seid, ist es oftmals gegen eine Gebühr trotzdem möglich, eigene Dienstleister mitzubringen.
// Lautstärkeregelung
Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist eine eventuelle Lautstärkeregelung. Manche Locations haben bestimmte Auflagen, sodass man nach 22:00 oder 24:00 Uhr nicht mehr draußen sein oder sogar Fenster öffnen darf. Da das durchaus einschränken kann, sollte euch das vor einer verbindlichen Buchung bewusst sein. In allen Fällen empfehle ich euch, die Lautstärkeregelung schriftlich festzuhalten – auch wenn es keine gibt.
// Vorhandene Ausstattung
Klärt frühzeitig ab, über welche Ausstattung die Hochzeitslocations verfügt. Falls ihr beispielsweise Mobiliar, Geschirr, Kücheninfrastruktur, Toiletten und Technik extern dazu mieten müsst, kann das mit deutlichen Mehrkosten verbunden sein.
// Nähe zum öffentlichen Personenverkehr und Übernachtungsmöglichkeiten
Für Gäste, die weiter anreisen müssen, solltet ihr darauf achten, dass die Hochzeitslocation mit den Öffentlichen gut erreichbar ist und über Übernachtungsmöglichkeiten in nächster Nähe verfügt.
// Schlechtwettervariante
Achtet bei der räumlichen Planung immer darauf, dass ihr auch eine Schlechtwettervariante habt. Sei es ein Foyer für den Sektempfang, einen Indoor-Bereich für eine freie Trauung oder einen überdachten Bereich für die Raucher.
4. Was eine nachhaltige Hochzeitslocation ausmacht
Im Folgenden findet ihr Stellschrauben, die eine Location zu einer nachhaltigeren machen kann:
- Reduzierung des Energieverbrauchs
(z.B. gute Dämmung, moderne Technologie bei Heizung und Klimaanlage, LED Beleuchtung) - Nutzung von Ökostrom
- Konsequente Mülltrennung
- Nachhaltig orientierte Dienstleister und Partner
- Nähe zum Wohnort der meisten Gäste
- Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Nähe zu Übernachtungsmöglichkeiten
- Faire Arbeitsbedingungen für Angestellte
- Ausreichende Ausstattung (Mobiliar, Geschirr etc.), damit sie nicht extern gemietet und folglich inkl. der Emissionen geliefert werden muss
5. Wie ihr euren Platzbedarf ermittelt
Damit ihr bei der Suche nach einer geeigneten Hochzeitslocation wisst, wie viel Platz ihr in etwa benötigt, findet ihr hier ein paar Orientierungswerte. Weniger empfehlen wir nicht, sehr viel mehr allerdings auch nicht. Das schadet meist der Atmosphäre.
Quadratmeter, die ihr pro Person rechnen solltet:
Stehend (z.B. Sektempfang, Tanzfläche): 0,5 m²
Reihenbestuhlung (z.B. freie Trauung): 0,7 m²
An Tischen sitzend: 1 m²
Musiker:
Live-Musiker: ca. 2 – 3 qm pro Musiker, bei einer 5-köpfigen Band sind 5 m x 3 m optimal
DJ: ca. 3 m x 1,5 – 2 m (inkl. Tisch, Licht und Soundanlage)
Buffetflächen:
Beim Buffet oder Getränketheken kann man den Platzbedarf nicht pauschal festlegen. Je nach Speisenauswahl, -vielfalt und -präsentation, kann die benötigte Fläche stark variieren. Deswegen befragt dazu unbedingt euren Caterer.
Flächen, die ihr dabei ggf. berücksichtigen solltet:
- Empfangsbereich
- Garderobe
- Buffetflächen
- Geschenketisch
- Raucherbereich
- Outdoorbereich / -lounge
- Kinder(spiel)bereich
- Stillbereich
- Musiker
- Tanzbereich
- Bar
- Staufläche
Bitte denkt aber daran, dass ihr nicht überall für alle Gäste auf einmal Platz benötigt.
6. Tipps für die Anfrage einer Location
Bevor ihr Zeit und Mühe in die Besichtigung einer Hochzeitslocation investiert, solltet ihr die wichtigsten Rahmendaten klären. Im Folgenden findet ihr alle Informationen, die ihr mit der Anfrage in Erfahrung bringen solltet:
- Verfügbarkeit am gewünschten Datum (ggf. inkl. Auf- und Abbautag)
- Grobe Kosten (passt die Location ins Budget)
- Räumliche Möglichkeiten (Platz für alle Gäste und zusätzliche gewünschte Bereiche z.B. Bar oder Tanzfläche)
- Bindung an bestimmte Dienstleister
- Unverbindlicher Reservierungszeitraum
Hier kannst du eine Vorlage für deine Anfragen herunterladen:
7. Die Besichtigungscheckliste
Damit ihr für die Besichtigung einer Hochzeitslocation bestens vorbereitet seid, nichts vergesst zu fragen, anzuschauen oder zu prüfen, haben wir euch eine Locationcheckliste erstellt. In dieser Checkliste findet ihr angefangen bei der Anfahrtssituation, über Kostenpunkte bis hin zur vorhandenen Dekoration alle relevanten Punkte für eure Hochzeit.
8. Was ihr im Locationvertrag festhalten solltet
Ihr solltet mit der Hochzeitslocation auf jeden Fall einen Vertrag abschließen oder die relevanten Aspekte zumindest schriftlich festhalten (z.B. in der Locationcheckliste), um für alle Fälle abgesichert zu sein und Überraschungen zu vermeiden.
// Mietzeitraum
Haltet unbedingt fest, in welchem Zeitraum ihr die Location buchen möchtet. Vor allem, wenn ihr am Vortag etwas auf- oder erst am Folgetag abbauen wollt. Sollte das nämlich untergehen, kann das mit sehr viel Stress und Kosten verbunden sein (vor allem, wenn ihr Dienstleister beauftragt).
// Kosten inkl. aller Nebenkosten
Achtet darauf, dass auch alle Nebenkosten und Leistungen wie Auf- und Abbautage, Personal, Anmeldungen und Reinigung enthalten sind. Vor allem sollten eventuelle Mehrkosten bei Verlängerung transparent aufgeschlüsselt sein.
Achtet bei allen Koste auch darauf, ob sie inkl. oder exkl. Steuern angegeben sind. Größere Eventhäuser geben die Kosten oftmals ohne Steuern an.
Falls das Catering über die Location läuft, solltet ihr außerdem, abklären, ob es einen Mindestumsatz gibt und wie mit einer Personenreduzierung umgegangen wird. Weitere Tipps zum Hochzeitscatering findet ihr hier.
// Stornierungsbedingungen
Es sollte eindeutig festgehalten werden, bis zu welchem Datum ihr kostenfrei stornieren könnt und wie die Stornierungskosten gestaltet sind. Meist ist das in Schritten und steigenden Prozentsätzen geregelt.
// Lautstärkeregelung
Siehe auch Punkt 3.
// Bindung an Dienstleister
Siehe auch Punkt 3.
// Veranstaltungsbetreuung
Manchmal kann eine Veranstaltungsbetreuung vonseiten der Location sehr sinnvoll sein. Was macht man z.B., wenn der Strom ausfällt oder die Klimaanlage streikt? Überlegt euch, ob das für eure Hochzeit notwendig ist und besprecht das mit der Location. Diese sollte die entsprechend anfallenden Kosten kalkulieren und in den Vertrag aufnehmen.
// Zahlungsbedingungen
Klärt frühzeitig ab, wann ihr wie viel bezahlen müsst, damit ihr euch entsprechend darauf vorbereiten könnt. Falls ein paar Rechnungsdeadlines zusammenfallen, bedarf das schon mal etwas Vorlaufzeit.
9. Zur technischen Ausstattung der Locations
Für Musiker, Bands, DJs, Showeinlagen, Ansprachen oder Präsentationen fragt ihr euch vielleicht, welche technische Ausstattung ihr benötigt. Auch, wenn ihr euch im Zweifel immer an einen Technikdienstleister wenden solltet, möchten wir euch im Folgenden eine grobe Orientierung und Hilfestellung geben.
// Bringt die Spezifikationen der vorhandenen Technik in Erfahrung
Falls ihr die Technik vor Ort nutzen wollt (selbst oder durch Dienstleister), solltet ihr immer die technischen Spezifikationen in Erfahrung bringen. Falls diese nicht in Erfahrung gebracht werden können, solltet ihr Fotos von den Anschlüssen und Bedienelementen machen.
// Hintergrundmusik
Für Hintergrundmusik benötigt ihr immer Lautsprecher, einen Zuspieler (Handy oder Laptop) und ein Verbindungskabel (meist Klinkekabel). Außerdem sollte in der Nähe der Boxen und dem Zuspieler immer eine Steckdose vorhanden sein. Es gibt zwar mittlerweile Boxen mit Akku, die halten aber meist keine ganze Hochzeit.
// Tontechnik für Musiker, Bands und DJ
In der Regel bringen Hochzeitsmusiker ihre Technik selbst mit. Falls diese aber nicht die passende Technik haben und die Technik vor Ort nicht ausreicht, solltet ihr unbedingt die Musiker bitten, sich um das Anmieten der Technik zu kümmern. Schließlich kennen die sich viel besser aus, ihr müsst euch nicht um den Aufbau kümmern und habt während der Hochzeit keine Verantwortung.
// Präsentationstechnik
Falls ihr eine Präsentation abspielen wollt, seid ihr mit einem Flachbildschirm immer am besten beraten. Denn für einen Beamer solltet ihr den Raum abdunkeln können (bei Tageslicht ist das Bild meist du hell). Ein 80 Zoll Bildschirm (ca. 2 m Durchmesser) ist ideal für bis zu 75 Personen.
Zur Übertragung von Präsentationen o.ä. benötigt ihr noch einen Laptop, der meist mit einem HDMI Kabel mit dem Beamer bzw. dem Flachbildschirm verbunden wird.
// Ansprachen
Für Ansprachen, kann man auf eine Mikrofonierung zugreifen. Je nach Raumgröße und Hintergrundgeräuschen sollte man auf entsprechend Leistungsstarke Lautsprecher zurückgreifen.
Grundsätzlich solltet ihr euch überlegen, ob ihr in der Nähe der Lautsprecher Steckdosen habt, (im Außenbereich z.B. nicht immer gegeben) und ob ihr euch beim Sprechen frei bewegen wollt, dann solltet ihr nämlich auf ein Funkmikrofon wählen.
// Outdoor
Licht-, Ton- oder Präsentationstechnik ist meist nicht für den Außenbereich geeignet. Um bei Regen einen Schaden und somit hohe Kosten zu vermeiden, solltet ihr auf die Outdoor-Eignung achten oder einen Regenschutz sicherstellen.